Senin, 24 Mei 2010

CONTOH PENYUSUNAN KONSEP SOP

SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI ADMINISTRASI PENGAWASAN LEGESLATIF Nomor Dokumen :
Revisi :
PROSEDUR PENANGANAN SURAT PENGADUAN MASYARAKAT Tanggal berlaku :
Halaman :







DAFRTAR ISI


Lembar Pengesahan …………………………………………………………………………………………………….1
Daftar Isi…………………………………………………………………….……………….……………………………..2
1. Pendahuluan …………………………………………………………………………………………………………….3
2. Maksud dan Tujuan ……………………………………………………………………………………………..4
3. Definisi ………………………………………………………………………………………….……………………...5
4. Referensi ………………………………………………………………………………………………………………….5
5. Prosedur Operasional …………………………………………………………………………………………..6
6. Petunjuk Operasional ………………………………………………………………………………………….10
7. Daftar Dokumen ………………………………………………………………………….……………………. 12
8. Daftar Distribusi ………………………………………………………………………….…………………….12
9. Lampiran ……………………………………………………………………………………………………..………..12





PROSEDUR PENANGANAN
SURAT PENGADUAN MASYARAKAT
1. Pendahuluan
Bagian Pengaduan Masyarakat tugas pokok dan fungsinya menganalisa surat-surat aspirasi pengaduan masyarakat berdasarkan disposisi Pimpinan DPR-RI/Sekretaris Jenderal DPR-RI. Prosesnya mulai dari Staf Administrasi Umum Sub Bag. Administrasi Pengawasan Legeslatif menerima, memilah dan menyeleksi surat pengaduan masyarakat, serta mencatat di buku agenda sesuai dengan koordinator bidang kerja Pimpinan Dewan kemudian, menyerahkan kepada Kasubag penganalisa atau Staf Penganalisa. Kasubag Penganalisa mengkoordinir Penganalisa melakukan proses seleksi. Apakah isi surat dan lampiran berkas (data) yang disampaikan pelapor sudah lengkap atau belum. Jika data pelapor belum lengkap langkah pertama memberitahukan kepada pelapor untuk segera melengkapi data tersebut. Jika data pelapor telah lengkap, maka dilakukan analisa dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menyusun secara kronologis fakta hukum dari isi surat dan lampiran berkas;
b. Menyusun pertanyaan hukum atau asumsi hukum berdasarkan berkas pelapor;
c. Mencari ketentuan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan uraian pristiwa hukum atau fakta hukum;
d. Menyusun kajian atau analisa (legal opinion) dan rekomendasi (ascape closed) berdasarkan berkas pelapor;
e. Melakukan pembahasan poin a, b, c, dan d serta mendiskusikan bersama-sama antara Kasubag Penganalisa dengan staf penganalisa dipandu oleh Kepala Bagian Pengaduan Masyarakat, jika memerlukan informasi tambahan untuk melengkapi hasil analisa dapat mengundang tenaga ahli/pakar, serta melakukan koordinasi dengan instansi terkait baik di pusat maupun di daerah;
f. Hasil analisa setelah diparaf Kepala Bagian Pengaduan Masyarakat diserahkan kepada Kasubag Administrasi Pengawasan Legeslatif untuk dicatat, meminta koreksian dan paraf persetujuan Kepala Biro Pengawasan Legieslatif dan Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan.
g. Kasubag Administrasi Pengawasan Legislatif menyampaikan hasil analisa kepada Pimpinan Dewan/Sekjen untuk mendapatkan arahan, saran dan paraf Persetujuan Pimpinan Dewan/Sekjen;
h. Setelah hasil analisa mendapatkan arahan, saran dan paraf persetujuan dari Pimpinan Dewan/Sekjen, Kasubag Administrasi Pengawasan Legislatif mencatat dan meneruskan kepada Kasubag Penganalisa/Staf Penganalisa untuk menyiapkan konsep surat keluar dinas resmi. (Penulisan konsep/net surat dibuat berdasarkan kaidah penulisan surat dinas resmi);
i. Kasubag Administrasi Pengawasan Legislatif mencatat dan mengoreksi Konsep surat keluar dinas resmi dari segi tata bahasa dan tehnis penulisannya dan meminta paraf persetujuan Kepala Biro Pengawasan Legislatif dan Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan, setelah mendapatkan paraf persetujuan Kepala Bagian Pengaduan Masyarakat.
j. Setelah konsep surat keluar dinas resmi mendapatkan koreksian dan paraf persetujuan dari Kepala Biro Pengawasan Legieslatif dan Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan, Kasubag Administrasi Pengawasan Legislatif mencatat dan meneruskan kepada Kasubag Penganalisa/Staf Penganalisa Bagian Pengaduan Masyarakat untuk menyiapkan net surat keluar dinas resmi. Penulisuan kansep/net surat disesuaikan dengan kaidah penulisan surat dinas resmi;


k. Kasubag Administrasi Pengawasan Legislatif menyiapkan surat pengantar (memo) net surat keluar dinas resmi berikut hasil analisa untuk ditandatangani oleh Sekjen atas nama Pimpinan Dewan yang ditujukan kepada Alat Kelengkapan Dewan dan/atau surat keluar dinas resmi sebagai informasi kepada Pelapor untuk ditandatangani oleh Kepala Biro Pengawasan Legeslatif, dan menyampaikan melalui kepada Kepala Biro Pengawasan Legislatif dan Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan, setelah mendapatkan koreksian dan paraf persetujuan Kepala Bagian Pengaduan Masyarakat.
l. Kasubag Administrasi Pengawasan Legislatif meneruskan net surat keluar dinas resmi setelah ditandatangani oleh Sekjen atas nama Pimpinan Dewan yang ditujukan kepada Alat Kelengkapan Dewan beserta hasil analisa dan meneruskan tembusan surat kepada Pimpinan Dewan sebagai laporan dan Deputi Bidang Persidangan dan KSAP, dan net surat informasi kepada Pelapor yang ditandatangani oleh Kepala Biro Pengawasan Legeslatif serta meneruskan tembusan surat kepada Sekjen, dan Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan sebagai laporan, melalui Bagian Tata Persuratan setelah melengkapi nomor agenda surat dinas keluar.
m. Kasubag Administrasi Pengawasan Legislatif Bagian Pengaduan masyarakat menyusun rekap dalam bentuk manual maupun digital ke dalam Sistem Informasi Pengaduan Masyarakat, berdasarkan data yang diolah oleh Kasubag Penganalisa. Semua data base analisa surat pengaduan masyarakat dan surat dinas keluar resmi dilaporkan secara berkala kepada Pimpinan Dewan/Sekjen dan unit kerja terkait.

2. Maksud dan Tujuan
Bahwa semua surat pengaduan masyarakat dari Pimpinan Dewan diinventaris, dan diolah berdasarkan bidang kerja Pimpinan Dewan agar tepat sasaran. Maka sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Bagian Pengaduan Masyarakat, menganalisa dan mengkaji setiap surat yang disampaikan pelapor kepada Pimpinan Dewan/Sekjen. Bagian Pengaduan Masyarakat mengolah Surat Pelapor berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku sesuai arahan Pimpinan Dewan. Meneruskan hasil analisa kepada Alat Kelengkapan Dewan yang memiliki kewenangan menindaklanjuti. Mendokumentasikan semua informasi yang ada dengan baik ke dalam data base di Bagian Pengaduan Masyarakat, jika suatu saat dibutuhkan dengan mudah dan cepat untuk ditemukan. Penanganan surat pengaduan masyarakat diharapkan dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut;
a. Mengakomodasikan pihak pelapor (konstituen) dengan memperhatikan saran dan arahan Pimpinan Dewan/Sekjen;
b. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
c. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penanganan pengaduan masyarakat;
d. Mendayagunakan aspirasi pengaduan masyarakat sebagai salah satu elemen penunjang pelaksanaan fungsi dewan yaitu fungsi pengawasan;
e. Meningkatkan akuntabilitas kinerja dewan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat atau konstituen;
f. Pengkajian surat pengaduan untuk menentukan bobot pengawasan yang terkandung didalamnya yang menjadi kewenangan Dewan Perwakilan Rakyat;
g. Pengusutan terhadap kebenaran surat pengaduan atau laporan tentang hambatan, penyimpangan kebijakan, penyalahgunaan wewenang dan/atau kinerja aparatur;
h. Pemberian informasi kepada publik mengenai proses penanganan surat aspirasi dan pengaduan masyarakat serta tindak lanjutnya;
i. Dapat dijadikan alat bukti yang sah di kemudian hari.



3. Definisi

a. Aspirasi adalah pernyataan sikap, usulan, masukan, atau pemberitahuan;
b. Pengaduan adalah permasalahan atau kasus yang dihadapi oleh masyarakat;
c. Aspirasi dan pengaduan masyarakat adalah aspirasi dan pengaduan yang disampaikan oleh masyarakat secara individu, kolektif dan atau institusional berupa pemberian informasi, penyampaian pendapat, kritik dan saran perbaikan terhadap penyelenggara pemerintahan serta pendapat dan saran pembangunan. Pengaduan yang datang secara langsung maupun melalui surat, email, telepon, faksimili, atau melalui media masa;
d. Surat Aspirasi Pengaduan masyarakat dalam definisi ini adalah surat yang disampaikan oleh masyarakat/pelapor khususnya yang ditujukan kepada Pimpinan Dewan/Sekjen;
e. Buku agenda surat masuk adalah catatan surat masuk yang berisi informasi nomor PM (Pengaduan Masyarakat), nomor agenda surat masuk, tanggal terima, tanggal surat, identitas pengirim, perihal, dan keterangan;
f. Buku ekspedisi surat keluar adalah catatan tanda terima surat keluar yang meliputi informasi nomor urut, nomor PM, alamat pengirim, unit kerja tujuan, perihal, tanggal kirim, tanggal terima, dan keterangan;
g. Disposisi adalah catatan berupa perintah, informasi, persetujuan lainnya dari penerima surat atas surat yang diterima. Catatan dapat ditulis pada surat tersebut atau pada kertas lain atau berupa form disposisi (Lembar Disposisi) yang berisi uraian singkat (catatan), tanggal disposisi, paraf dan nama/atau unit kerja tujuan disposisi;
h. Analisa adalah catatan berupa kajian kronologis fakta hukum, asumsi hukum, dan ketentuan peraturan perundangan-undangan yang berlaku terkait berkas yang disampikan pelapor, dalam bentuk legal opinion (pendapat hukum) dicatatkan pada kertas lain berupa form analisa (Lembar Analisa) yang berisi informasi surat pelapor, pembahasan dan rekomendasi/saran yang disampaikan oleh Bagian Pengaduan Masyarakat untuk mendapatkan arahan, saran dan paraf persetujuan dari Pimpinan Dewan/Sekjen, melalui Biro Pengawasan Legislatif dan Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan Sekretariat Jenderal DPR-RI.
i. Tindak lanjut adalah serangkaian kegiatan sejak proses pencatatan surat, menganalisa hingga menyalurkan aspirasi pengaduan masyarakat dalam bentuk hasil analisa dan surat dinas resmi yang ditandatangani oleh Sekjen atas nama Pimpinan Dewan ditujukan kepada Alat Kelengkapan Dewan dan surat dinas resmi yang ditandatangani Kapala Biro Pengawasan Legislatif untuk menginformasikan kepada pelapor dalam rangka proses penanganan/penyelesaian surat aspirasi pengaduan dari masyarakat/pelapor;

4. Referensi

Referensi yang digunakan adalah Ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku, terkait secara langsung maupun tidak langsung dengan permasalahan yang disampaikan oleh masyarakat dalam rangka proses penyusunan analisa (pendapat hukum/legal opinion) sebagai bahan pertimbangan kepada Pimpinan Dewan/Sekjen dalam memberikan arahan dan saran tindaklanjut. Antara lain:

a. Keputusan Pimpinan DPR RI No.37/PIMP/I/2009-2010 tentang Penetapan Koordinator Bidang Kerja Pimpinan;
b. Himpunan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
c. Himpunan analisa surat pengaduan masyarakat;
d. Peraturan DPR RI No. 1 tentang TATA TERTIB, tertanggal 29 September 2009;
e. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2005 Tentang Sekretariat Jenderal DPR RI;
f. Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI;
g. Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 525B/SEKJEN/2005 tentang Rumusan dan Rincian Tugas Jabatan Struktural Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI;
h. Keputusan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor: 514/SEKJEN/2006 tentang Rumusan dan Rincian Tugas Jabatan Non Struktural Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI.
.
5. Prosedur Operasional
Lihat Gambar Bagan di halaman tujuh, delapan dan sembilan...






























SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP No.

Tanggal Persetujuan :
BAGIAN PENGADUAN MASYARAKAT BIRO PENGAWASAN LEGISLATIF Tanggal Revisi:
BAGAN SOP TATA CARA ANALISA DAN TELAAHAN SURAT PENGADUAN MASYARAKAT
KETERANGAN DOKUMEN


 Sub Bagian Administrasi Pengawasan Legislatif Bagian Pengaduan Masyarakat menerima dan mencatat surat pengaduan masyarakat sesuai disposisi Pimpinan Dewan/Sekjen.
 Meneliti, menyeseleksi, dan mengklasifikasi Surat Pelapor berdasarkan koordinator bidang kerja Pimpinan DPR RI.
 Pengecekan kelengkapan berkas surat pengaduan masyarakat untuk memudahkan telaahan analisa.
 No  surat yang tidak lengkap dimintakan kepada pelapor untuk melengkapi.
 Yes  surat yang lengkap diteruskan kepada Subag Penganalisa untuk dilakukan kajian Sbb;
a. Menyusun secara kronologis fakta Hukum dari isi surat dan berkas pelapor.
b. Menyusun pertanyaan hukum dan asumsi hukum berdasarkan isi surat dan berkas pelapor.
c. Menyusun ketentuan peraturan perundang- undangan yang terkait dengan uraian peristiwa hukum atau fakta hukum.
d. Menyusun kajian atau analisa (legal opinion) den rekomendasi berdasarkan berkas pelapor.
e. Mendiskusikan poin a,b,c dan d bersama-sama dipandu Kabag. PM, jika memerlukan tambahan informasi dapat mengundang tenaga ahli/pakar, serta melakukan koordinasi dengan instansi pemerintah terkait di pusat maupun di daerah.
 Himpunan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
 Himpunan analisa surat pengaduan masyarakat
 Peraturan DPR RI Nomor 1 tentang TATA TERTIB, tanggal 29 September 2009
 Keputusan Pimpinan DPR RI No.37/PIMP/I/2009-2010 tentang Penetapan Koordinator Bidang Kerja Pimpinan.
 Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2005 Tentang Sekretariat Jenderal DPR RI.
 Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 400/SEKJEN/ 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI.
 Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 525B/SEKJEN/2005 tentang Rumusan dan Rincian Tugas Jabatan Struktural Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI.
 Keputusan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor: 514/SEKJEN/2006 tentang Rumusan dan Rincian Tugas Jabatan Non Struktural Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI.
 Setelah mendapatkat koreksian dan paraf Kabag, PM, kemudian Kasubag Adminitrasi Pengawasan Legeslatif menyampaikan hasil analisis kepada Biro Pengawasan Legeslatif  Memo
 Surat Pelapor & Disposisi Pimpinan/Sekjen
 Lembar Analisa
 Biro Pengawasan Legislatif meneruskan analisa surat aspirasi kepada Deputi Bidang Angggaran dan Pengawasan untuk mendapat persetujuan.  Memo
 Surat Pelapor & Disposisi Pimpinan/Sekjen
 Lembar Analisa
 Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan menyampaikan hasil analisis kepada Pimpinan DPR RI untuk mendapatkan pertimbangan saran dan arahan serta paraf persetujuan,  Memo
 Surat Pelapor & Disposisi Pimpinan/Sekjen
 Lembar Analisa
 Penyampaian Surat tindak lanjut pengaduan masyarakat atau Surat Dinas Keluar Resmi merupakan intisari pembahasan dari hasil analisa, saran, dan sesuai arahan rekomendasi disposisi Pimpinan Dewan/Sekjen DPR.
 Penyusunan konsep Surat Dinas Keluar Resmi sebagai Surat Tindak Lanjut Pengaduan Masyarakat diikuti dengan “SOP Tindak Lanjut surat pengaduan”  Memo
 Surat Pelapor & Disposisi Pimpinan/Sekjen
 Lembar Analisa
 Pertimbangan saran dan arahan dan paraf persetujuan,Pimpinan Dewan/ Sekjen
DISETUJUI OLEH
KEPALA BIRO PENGAWASAN LEGESLATIF

BAGAN PROSEDUR OPERASIONAL
PROSEDUR PENANGANAN SURAT PENGADUAN MASYARAKAT
VERSI MANUAL
Kasubag Administrsi Pengawasan Legislatif dan Staf Administrasi Umum Kasubag Penganalisa
Dan Staf Analisa Kabag Pengaduan Masyarakat Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan dan
Kepala Biro Wasleg Pimpinan Dewan/
Sekjen




































































BAGAN PROSEDUR OPERASIONAL
PROSEDUR PENANGANAN SURAT PENGADUAN MASYARAKAT
VERSI ELEKTRONIK
Kasubag Administrsi Pengawasan Legislatif dan Staf Administrasi Umum Kasubag Penganalisa
Dan Staf Analisa
Kabag Pengaduan Masyarakat Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan dan
Kepala Biro Wasleg Pimpinan Dewan/
Sekjen




































































6. Petunjuk Operasional

a. Staf Pengadministrasi Umum Subag Administrasi Pengawasan Legeslatif bertugas antara lain:
1) Menandatangani tanda terima setiap surat masuk Pengaduan Masyarakat yang dikirim dari Pimpinan Dewan/Sekjen DPRRI;
2) Mencap tanggal diterima dan memberikan nomor agenda pada surat pengaduan Masyarakat (pelapor) atau di lembar disposisi Pimpinan Dewan/Sekjen DPR;
3) Mencatat dan mengklasifikasi surat masuk pada buku agenda/ekspedisi (versi manual) dan input pada komputer (versi elektronik) yang berisi informasi sebagai berikut:
a) Nomor Urut, Nomor PM (kembali ke nomor 1 setiap tahun), dan Nomor A/E;
b) Tanggal Terima, Tanda Kirim dan Tanggal Surat,;
c) Identitas Pengirim/pelapor dan perihal yang dilaporkan masyarakat;
d) Unit Kerja Tujuan (Koordinator Bidang Kerja Pimpinan Dewan);
e) Keterangan (diisi setelah surat diterima oleh penerima surat yang dibuktikan dengan adanya tanda tangan).
4) Khusus versi elekronis scaning surat sesuai kebutuhan atau sesuai permintaan unit kerja/alat kelengkapan dewan (Pimpinan Dewan/Sekjen);
5) Menyiapkan laporan Penerimaan surat masuk secara berkala kepada Kepala Subag Administrasi Pengawasan Legislatif;
6) Mendistribusikan setiap surat pengaduan Masyarakat kepada Kasubag Penganalisa atau Staf Penganalisa untuk dianalisa;
7) Menyiapkan konsep surat undangan rapat koordinasi atau diskusi dengan tenaga ahli/pakar dalam rangka membahas hasil analisa Kasubag/Staf Penganalisa;
8) Menyiapkan daftar hadir untuk rapat koordinasi atau diskusi dengan tenaga ahli/pakar dalam rangka membahas hasil analisa Kasubag/staf penganalisa;
9) Menyiapkan jamuan rapat koordinasi bagian dan/atau jamuan diskusi dengan tenaga ahli/pakar dalam rangka pembahasan analisa surat pengaduan masyarakat;
10) Menyiapkan konsep laporan penggunaan anggaran bagian Pengaduan masyarakat secara berkala kepada Kepala Subag Administrasi Pengawasan Legeslatif;
11) Mengirim hasil analisa kepada Pimpinan Dewan/Sekjen untuk mendapatkan koreksian dan paraf persetujuan melalui Biro Pengawasan Legislatif dan Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan;
12) Mengirim Konsep/Net surat Tindak lanjut pengaduan masyarakat kepada Deputi Biro Pengawasan Legislatif dan Bidang Anggaran dan Pengawasan untuk mendapatkan koreksian dan paraf persetujuan;
13) Mengirim net surat tindak lanjut surat pengaduam masyarakat kepada Sekjen untuk mendapatkan tanda tangan Sekjen atas nama Pimpinan Dewan.
b. Kasubag Administrasi Pengawasan Legislatif bertugas antara lain;
1) Menyiapkan lembar pengantar (memo) hasil analisa untuk mendapatkan koreksian, saran, arahan dan paraf persetujuan Pimpinan Dewan/Sekjen;
2) Menugaskan Staf Administrasi Umum mengirim hasil analisa untuk mendapatkan koreksian dan paraf persetujuan dari Biro Pengawasan Legislatif dan Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan;
3) Menyerahkan hasil analisa yang telah mendapatkan koreksian, saran, arahan dan paraf persetujuan Pimpinan Dewan/Sekjen kepada Kasubag Penganalisa/ Staf Penganalisa, untuk membuatkan konsep/net surat tindak lanjut dalam bentuk surat dinas keluar resmi. (Penulisuan kansep/net surat disesuaikan dengan kaidah penulisan surat dinas resmi);
4) Mengoreksi konsep/net surat tindak lanjut yang dibuat oleh Kasubag Penganalisa atau Staf Penganalisa dari segi tata bahasa dan kaidah penulisan surat dinas keluar resmi;
5) Menugaskan Staf Administrasi Umum mengirim Konsep/net surat tindak lanjut Pengaduan masyarakat untuk mendapatkan koreksian dan paraf persetujuan dari Kepala Biro Pengawasan Legislatif dan Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan;
6) Menugaskan Staf Administrasi Umum mengirim net surat tindak lanjut kepada Sekjen untuk mendapatkan tanda tangan Sekjen atas nama Pimpinan Dewan.
7) Menugaskan Staf Administrasi Umum untuk mendistribusikan surat tindak lanjut melalui Bagian Tata Persuratan kepada Alat Kelengkapan Dewan, dan alamat pelapor, setelah mendapatkan nomor agenda surat keluar;

c. Kasubag Penganalisa dan Staf Penganalisa
1) Kasubag Penganalisa sebagai koordinator menugaskan Penganalisa melakukan proses seleksi. Apakah isi surat dan lampiran berkas (data) yang disampaikan pelapor sudah lengkap atau belum. Jika data pelapor belum lengkap langkah pertama memberitahukan kepada pelapor untuk segera melengkapi data tersebut. Jika data pelapor telah lengkap, maka dilakukan analisa dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a) Menyusun secara kronologis fakta hukum dari isi surat dan lampiran berkas;
b) Menyusun pertanyaan hukum atau asumsi hukum berdasarkan berkas pelapor;
c) Mencari ketentuan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan uraian pristiwa hukum atau fakta hukum;
d) Menyusun kajian atau analisa (legal opinion) dan rekomendasi (ascape closed) berdasarkan berkas pelapor;
2) Menjadwalkan waktu pembahasan untuk mendiskusikan poin a, b, c, dan d secara bersama-sama antara Kasubag Penganalisa dengan staf penganalisa dipandu oleh Kepala Bagian Pengaduan Masyarakat:
3) Jika memerlukan informasi tambahan untuk melengkapi hasil analisa dapat mengundang tenaga ahli/pakar, serta melakukan rapat koordinasi membahas permasalahan yang ada dengan instansi terkait baik di pusat maupun di daerah;
4) Menyiapkan konsep/Net surat undangan kepada Tenaga Ahli/Pakar untuk mendapatkan tambahan informasi atau masukan dalam rangka melengkapi informasi penting dari permasalahan yang dianalisa. Pembuatan kansep/net surat disesuaikan dengan kaidah penyusunan surat dinas resmi;
5) Menyiapkan konsep/Net surat penugasan kepada Pejabat atau Staf Bagian Pengaduan Masyarakat ke Instansi di Pusat maupun di daerah untuk mendapatkan tambahan informasi atau masukan dalam rangka melengkapi informasi penting dari permasalahan yang dianalisa. Pembuatan kansep/net surat disesuaikan dengan kaidah penyusunan surat dinas resmi;
6) Hasil analisa setelah diparaf Kepala Bagian Pengaduan Masyarakat diserahkan kepada Kasubag Administrasi Pengawasan Legeslatif untuk dicatat, serta meminta koreksian dan paraf persetujuan Kepala Biro Pengawasan Legieslatif dan Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan untuk diteruskan kepada Pimpinan Dewan/Sekjen;
7) Setelah hasil analisa mendapatkan arahan, saran dan paraf persetujuan dari Pimpinan Dewan/Sekjen, Kasubag Penganalisa/Staf Penganalisa Bagian Pengaduan Masyarakat menyiapkan surat tindak lanjut berupa konsep/net surat keluar dinas resmi, pembuatannya disesuaikan dengan kaidah penyusunan surat dinas resmi;


7. Daftar Dokumen;

a. Lembar Disposisi Pimpinan Dewan/Sekjen, Surat Pelapor berikut berkas lampirannya diterima dan dicatat oleh Staf Administrasi Umum serta diteruskan ke Kasubag Penganalisa atau Staf Penganalisa untuk dianalisa;
b. Buku Agenda dan Buku Ekspedisi disiapkan oleh Staf Administrasi Umum sebagai alat kontrol;
c. Lembar Analisa yang disusun oleh Kasubag Penganalisa/Staf Penganalisa berdasarkan Disposisi Pimpin Dewan/Sekjen dan surat pelapor berikut lampirannya, dikoreksi serta diparaf oleh Kepala Bagian Pengaduan Masyarakat;
d. Konsep/Net Surat Dinas Keluar Resmi disiapkan oleh Kasubag Penganalisa/Staf Penganalisa dan dikoreksi serta diparaf oleh Kepala Bagian Pengaduan Masyarakat;
e. Lembar Pengantar surat (Memo) disiapkan dan diparaf oleh Kasubag Administrasi Pengawasan Legislatif serta ditandatangani oleh Kepala Bagian Pengaduan Masyarakat;

8. Daftar Distribusi

Pendistribusian hasil tindak lanjut kepada Unit kerja terkait atau Kepada Alat Kelengkapan Dewan maupun kepada Pelapor dikirim setelah mendapatkan Nomor Surat Dinas Keluar Resmi melalui Bagian Tata Persuratan, ke alamat antara lain;
a. Alat Kelengkapan Dewan
1) Pimpinan DPR RI melalui Sekretariat TU Pimpinan
2) Komisi-Komisi melalui Sekretariat Komisi
3) Badan-Badan melalui Sekratariat Badan-Badan
4) Pansus-Pansus melalui Sekretariat Pansus
b. Pimpinan Faraksi-Fraksi melalui Kepala Sekretariat Fraksi
c. Masyarakat melalui alamat Pelapor atau Kuasa Hukum Pelapor;
d. Sekjen DPR melalui Staf Administrasi Umum Set Tata Usaha Pimp. Setjen;
e. Deputi Bidang Persidangan dan KSAP melalui Kasubag Tata Usaha Deputi;
f. Deputi Bidang Pengawasan dan Anggaran melalui Kasubag Tata Usaha Deputi:
g. Biro Pengawasan Legislatif melalui Staf Adminitrasi Umum Biro dan;
h. Unit kerja terkait maupun Instansi Pemerintah di Pusat atau di Daerah;

9. Lampiran
a. Lembar Disposisi (Contoh Terlampir)
b. Lembar Analisa (Contoh Terlampir)

c. Buku Agenda Surat Masuk

Nomor
PM Nomor
Agenda Tanggal
Terima Tanggal
Surat Alamat
Pengirim Perihal Keterangan


d. Buku Ekspedisi Surat Keluar.

Nomor
Urut Nomor
PM Alamat
Pengirim Perihal Unit Kerja Tujuan Tanggal
Kirim Tanggal
Terima Keterangan

1 komentar:

  1. akan lebih bagus lagi jika disusun dalam bentuk flowchart. tapi ttg ini sy sangat apresiasi banget lho

    BalasHapus